Planujesz wdrożyć w swojej firmie system obiegu dokumentów? Nie wiesz, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie? Jest kilka kluczowych aspektów, na które wystarczy zwrócić uwagę, a wybór przebiegnie o wiele sprawniej. O czym dokładnie mowa? Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu obiegu dokumentów? Podpowiadamy!
Funkcjonalność systemu obiegu dokumentów
System obiegu dokumentów ma usprawnić działanie firmy i zapewnić porządek, czy wygodę w przesyłaniu różnego typu umów, faktur, wniosków urlopowych itp.
Aby jednak korzystanie z niego faktycznie było bardzo wygodne i pozwoliło pracownikom zaoszczędzić czasu i przy okazji nerwów, system obiegu dokumentów musi być dostosowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dlatego przy wyborze oprogramowania należy sprawdzić, jakie funkcjonalności oferuje.
Czy jest to system, który pozwala na przesyłanie wybranych dokumentów wewnątrz firmy? A może jednak można też liczyć na wygodny obieg wszelkiego typu treści również z partnerami biznesowymi i klientami? Jak wygląda przechowywanie wszystkich plików? Czy możemy liczyć na dobre archiwum i wygodne wyszukiwanie dokumentów? Im więcej informacji uda nam się zebrać, tym większa pewność, że wybierzemy dobry program.
Dostawca systemu obiegu dokumentów
Istotne znaczenie ma również to, skąd pochodzi system, który planujemy wdrożyć w swojej firmie. Godne uwagi zawsze pozostają profesjonalni dostawcy, mogący poszczycić się bogatym doświadczeniem w branży, czy stażem na rynku. To właśnie oni kładą nacisk na to, by sprostać oczekiwaniom wszystkich klientów, w tym również tych bardzo wymagających.
Dlatego możemy liczyć na wysoką jakość obsługi, jak również na to, że zostaniem nam zapewniony dostęp do najlepszego systemu obiegu dokumentów. Dzięki temu korzystanie z niego będzie banalnie proste, a obieg dokumentów bezproblemowy i bezpieczny.
Opinie wśród innych użytkowników
W razie problemów z wyborem odpowiedniego systemu obiegu dokumentów zawsze możemy też sprawdzić opinie innych użytkowników. W tym celu nawet nie musimy podejmować zbyt wielu kroków. Jedyne, czego będziemy potrzebowali, to laptopa lub telefonu ze stałym dostępem do sieci. W zebraniu potrzebnych informacji pomoże nam już sama wyszukiwarka internetowa, czy serwisy branżowe.
Do swojej dyspozycji mamy też media społecznościowe, w tym na przykład grupy dyskusyjne, czy fora tematyczne. Nawet na zbieraniu opinii od innych użytkowników nie musimy spędzać zbyt dużo czasu, ponieważ kilka z nich nam wystarczy, by ustalić, czy wybór padł na odpowiednie oprogramowanie, czy też nie.